生命科学与技术学院会议室使用管理规定

为了规范学院的会议室管理，加强会议室的合理利用，保证会议室的整洁及设施的完好，确保各类会议顺利召开，特制订本管理规定。

一、会议类型包括校内外学术会议、学院各部门管理类会议等。

二、会议室需预约后方能使用，在学院综合办填写会议室预约登记表进行预约。遵循先登记先使用、先紧急后一般、先学院后个人的原则。临时紧急情况需使用会议室，可本着重要、紧急优先的原则，由综合办公室协调。

三、预约人应在预约时间内使用会议室。未按时使用的，使用权由综合办公室另作安排。若会议取消，请及时到综合办取消登记，以便其他人使用；如果出现预约后未使用又不取消的情况，此后两周内不予借用会议室。若后续时间无其他安排，可超时使用，但若紧接的时间段内已安排了其他会议，超时者应终止使用该会议室。

四、使用者预约使用会议室时，需明确使用时间、参加人员和用途等，如有需综合办协办的事项需提前注明，综合办可根据实际情况做好相关服务工作。安排接待重要领导或贵宾的会议，需要提前在综合办报备，做好会前相关准备工作。

五、非工作时间使用会议室的，使用者应在工作时间登记预约，由登记经办人借用会议室钥匙，登记经办人须妥善保管钥匙，可以转给非工作时间的下一个使用者，不得转借他人。

六、会议结束后，使用者需打扫会议室卫生，保证会议室整洁。离开会议室时需检查门、窗、水、电及多媒体设备是否关好（115和302会议室要清除大屏拷入的文件，关闭电源，拔下插头），将移动的桌椅放回原位，不得出现安全隐患。打扫范围包括：擦桌椅、窗台、展品柜、扫地和拖地等。

七、使用会议室人员，可以提前到综合办取会议室钥匙，做好会议准备。若会议当天开始时间早，前一天晚上没有人使用会议室，可于前一天19：00时取钥匙。用完会议室后，使用者应及时将钥匙归还至综合办，不能影响后续预约者使用会议室。

八、若发现使用者遗忘的物品，须及时交还失主或送交综合办。

九、会议室内不准吸烟。

十、综合办负责对会场进行交接检查，经检查有以下情形之一的，由综合办责令使用者整改，一周内不予借用。第二次出现同样情况，使用者此后一个月内不予借用。第三次再出现，停止使用者使用会议室的权利。

（1）会议结束后未及时关灯、清除大屏拷入的文件、关大屏并拔下插头的；

（2）会议结束后未按操作规程关闭设备的；

（3）会议结束后未及时归还钥匙、设备的；

（4）会议结束后未及时清扫、整理会场的；

（5）会议结束后未及时关好门窗的;

十一、对于损坏或丢失会议室设备、设施的，由使用者负责联系维修或视情况赔偿损失。

十二、本规定自发布之日起执行。

 

 

 

 

 

 

 

生命科学与技术学院2024年5月13日